رضا فروزنده شهرکی

مسؤول أمانه سرّ المنظمه المرکزیه

تُعدّ أمانه سرّ الجامعه إحدى الوحدات الإداریه الداعمه، وهی مسؤوله عن تنظیم وإداره عملیه استلام المراسلات الإداریه وتسجیلها وإحالتها وتوزیعها وإرسالها. وتؤدّی هذه الوحده، بإشرافها على الدوره الصحیحه وفی الوقت المناسب للرسائل والوثائق، دوراً مؤثّراً فی تسهیل الاتصالات الداخلیه والخارجیه للجامعه، وفی حفظ سجلّات المراسلات وصیانتها.

المهامّ والمسؤولیات

• استلام المراسلات الوارده من وحدات الجامعه المختلفه والمنظمات والأجهزه التنفیذیه والمؤسسات والأشخاص الطبیعیین والاعتباریین، ودراستها وتسجیلها.
• تسجیل المراسلات الصادره ومتابعتها، والتأکّد من إرسالها بصوره صحیحه وفی وقتها إلى المخاطبین المعنیین.
• فرز وتصنیف وتوزیع الرسائل والتعامیم والتعلیمات والإبلاغات والدعوات وسائر الوثائق الإداریه بین الوحدات المعنیه.
• الإشراف على سیر دوره المراسلات ومتابعه إحاله الرسائل بهدف منع التأخیر أو الانقطاع فی العملیات الإداریه.
• تنظیم وحفظ وثائق الجامعه وسجلّات مراسلاتها، والإشراف على عملیه الأرشفه وإتاحه الوصول المناسب إلى المستندات.
• إنجاز أمور توصیل الرسائل ونقل المراسلات والوثائق بین وحدات الجامعه المختلفه والإشراف علیها.
• إرسال الطرود والرزم البریدیه وسائر المراسلات الخارجیه، وتسجیل الإیصالات والمستندات ذات الصله وحفظها.
• التعاون مع وحدات الجامعه فی سبیل تحسین عملیات المراسله وإیجاد مزید من النظام والتنسیق فی دوره الوثائق والمعلومات الإداریه.
• مراعاه أصول السرّیه والدقه والأمانه فی استلام مراسلات الجامعه ووثائقها وتسجیلها وحفظها ونقلها.